Game Over für Pilot-Projekt "GAME OVER."
Bei der Akademie für WIRKRAFT e.V. gilt die Devise: „Machen statt nur Reden“. Wir wollen wissen, wie WIRKRAFT-Unternehmen in der Praxis umgesetzt werden können und welche Stolpersteine auf dem Weg umschifft werden müssen.
Das Buch „Game Over“, geschrieben von Heiko Schöning, hat die Akademie für WIRKRAFT e.V. im Eigenverlag herausgebracht, um unternehmerische Erfahrungen zu sammeln.
Das Augenmerk lag dabei auf der Frage, wie kann WIRKRAFT in Unternehmen gelebt werden. (Mehr Infos zur WIRKRAFT hier...)
WIR-Kreis „GAME OVER.“
– Ein WIRKRAFT-Unternehmen im Pilotversuch -
Das Buch „GAME OVER.“, geschrieben von Heiko Schöning, sollte eigentlich nicht über die Akademie für WIRKRAFT e.V. abgewickelt werden. Durch verschiedene Unwägbarkeiten ist es letztlich doch bei uns gelandet.
Zum näheren Verständnis geben wir hier einen Einblick in den Ablauf.
Zum Projektablauf
Zunächst wurden Flyer, ein Kartenspiel in Deutsch und Englisch und eine Broschüre mit aufwändigen Zeichnungen und komplexem Layout entworfen und gedruckt, so dass wir bei den Demonstrationen im August 2021 Ankündigungs-Flyer zum verteilen hatten. Das Kartenspiel zum Buch gab es ebenso am WIRKRAFT-Stand auf der Demo. Die Broschüre, eine Art Vorabdruck einiger Aspekte des Buches, haben Heiko Schöning und der Rest des Teams dort an wichtige Muliplikatoren verteilt und medial das Buch angekündigt. Zu diesem Zeitpunkt sollte der gesamte Vertrieb über einen holländischen Verlag und eine holländische Druckerei abgewickelt werden. Als diese erstmal nicht liefern konnten wurde auf eigene Faust eine Druckerei gesucht und eine ISBN beantragt. Der Verkauf sollte als kurzfristige Übergangslösung über unsere Website laufen. Dazu haben wir buchstäblich von heute auf morgen auf der Homepage der Akademie für WIRKRAFT e.V. über das bestehende Ticketsystem eine Bestellmöglichkeit per Rechnung oder Vorkasse eingerichtet. Vom Arbeitsaufwand her überhaupt keine gute Idee, aber der Zeitdruck war immens und eine bessere Lösung stand (noch) nicht zur Verfügung.
Aufgrund unserer Kompetenz beim Versenden des WIRKRAFT-Spieles, sollten wir ab etwa Mitte August als Akademie für WIRKRAFT e.V. die DVDs einkleben und den Versand der Bücher übernehmen, sobald diese lieferbar waren. Bereits zu diesem Zeitpunkt und in den darauf folgenden Wochen wurden wichtige Informationen nicht kommuniziert und immer der Eindruck vermittelt, dass alles nach Plan läuft. Der Verkauf sollte dann über den Onlineshop eines ausländischen Vereins laufen.
Probleme wurden jedoch schlichtweg ignoriert: So beispielsweise die komplizierte, da geteilte Abwicklung von Geschäften über Ländergrenzen hinweg. Die Bücher wurden ja zeitweise nicht dort bestellt und bezahlt, wo sie eingekauft und versandt wurden. Eine weitere Schwierigkeit in der Umsetzung bestand darin, dass wir keinen Zugriff auf das Shopsystem des ausländischen Vereins hatten, zu dem auch sonst wenig Verbindung besteht. Wie soll man Ware versenden, ohne sehen zu können, ob es einen abgeschlossenen Bestellvorgang dazu gibt?
Und irgendwann funktionierte die Bestellung über den anderen Verein wegen eines technischen Problems nicht mehr...
Anfang Oktober war daher klar, wir mussten die Abwicklung des Versandes von jetzt auf gleich komplett übernehmen, um dem bestehenden Chaos Herr zu werden.
Notgedrungen mußten wir wieder von jetzt auf gleich die Bestellungen über das Ticketsystem laufen lassen - vorerst.
Innerhalb weniger Tage haben wir übers Wochenende und in Nachtschichten einen Web-Shop eingerichtet, inklusive Bezahlmöglicheit per Kreditkarte oder SOFORT.com, ein Gewerbe angemeldet, eine Steuernummer und USt.-ID beantragt, Berechtigungen vergeben und Zugänge getestet. Gleichzeitig war die Nachfrage groß, so dass jeder weitere Tag ohne Shop bedeutete: Immer mehr Bestellungen, die auflaufen und dann irgendwie ins System des Onlineshops übertragen werden müssen.
Die Bestellungen des anderen Vereins konnten wir zum Glück importieren. Die Bestellungen aus dem Ticketsystem mussten dann halbautomatisch in das Shop-System migriert werden. Es kam zu Dopplungen und Datenverlusten. Alles zeitintensive, manuelle Nacharbeit. Teilweise mussten wir bei den Kunden einzeln nachfragen.
Parallel dazu waren zu wenige bzw. keine Bücher mehr verfügbar, der Nachschub ließ auf sich warten. Zu spät nachbestellt, die Lieferzeiten unterschätzt, allgemeiner Papiermangel bei den Druckereien etc. Der Aufwand für das Beschwerdemanagement schoß dadurch in die Höhe.
Das passiert, wenn Informationen nicht transparent sind und einsame, unkoordinierte Entscheidungen getroffen werden...
Das nicht eingebundene „Verkaufsteam“ hätte die Bestellung des Produkts tätigen und den Nachschub koordinieren müssen. Das wurde aber, völlig abgekoppelt von der Nachfrage, vom Produktionsteam gemacht. Das Marketing muss zeitlich abgestimmt erfolgen.
Projektabschluss
Inzwischen hat sich die Lage wieder etwas entschärft und das Projekt ist aus unserer Sicht fast abgewickelt. Wir haben bisher 3200 Bücher verschickt, wobei jeweils 1000 in weniger als einer Woche über den Küchentisch unserer fleißigen Logistiker gegangen sind. Restbestellungen gehen noch raus und die Buchhaltung muss abgeschlossen werden.
Das Buch wird in Zukunft über andere Wege vertrieben. Wir verstehen uns in erster Linie als Verein, der die Umsetzung der WIRKRAFT voranbringen will und nicht als Verlag. Wir haben viele wertvolle Erfahrungen sammeln können und sind dankbar dafür. Vielleicht werden wir mit diesen in Zukunft wirklich einen eigenen Verlag gründen. 😉
Was durften wir bei diesem Projekt lernen?
Neben den neuen Kompetenzen im Vertrieb eines Produktes haben wir immens viel über WIRKRAFT-spezifische Anforderungen gelernt. Wir erkennen nun besser, was wir brauchen. Das heißt noch nicht, dass wir das auch so hinkriegen. Doch vor dem Umsetzen steht immer das Erkennen.
Ein Team eines WIR-Kreises muss:
- untereinander im Kontakt sein und immens viel miteinander kommunizieren
- bedingungslose Transparenz praktizieren - keine Geheimnisse, keine taktischen Spielchen
- sich auf Augenhöhe begegnen. Hierarchien, Überheblichkeit, aber auch Minderwertigkeitskomplexe sind hinderlich. Stärken sollten genutzt und Schwächen ausgeglichen werden, jeder entwickelt sich weiter und erfährt dabei Unterstützung vom Team.
- Alleingänge strikt unterbinden.
- sicherstellen, dass alle den Gesamtprozess und das Ziel verstehen
- anerkennen, dass alle die gleichen Rechte und Pflichten haben
- stets wachsam sein, denn wir sind alle - noch - gefangen in hierarchischen Strukturen
- bereit sein, Fehlentwicklungen anzusprechen und darauf als Team flexibel zu reagieren
- Konsequenz zeigen, wenn einzelne Mitglieder versuchen das Team zu sprengen
